Quản lý nhà trọ trên điện thoại: chuyển từ sổ tay sang app
Những việc chủ trọ ghi sổ mỗi tháng, việc nào nên chuyển sang app trước, và cách chuyển mà người thuê không bị xáo trộn.
Phần lớn chủ trọ nhỏ vẫn quản lý bằng một cuốn sổ và Zalo: cuối tháng đi ghi số điện nước, về bấm máy tính, nhắn từng phòng số tiền, rồi dò sao kê xem ai đã chuyển. Cách này chạy được, nhưng tốn công đúng vào mấy ngày bận nhất trong tháng và dễ sai ở những chỗ lặp lại.
Sổ tay đang làm những việc gì
- Danh sách phòng, giá phòng, tiền cọc và người đang ở.
- Chỉ số điện nước kỳ trước để trừ ra số dùng kỳ này.
- Phép tính hóa đơn từng phòng: tiền phòng, điện, nước, các khoản phí.
- Đánh dấu phòng đã đóng, phòng còn nợ.
- Lịch sử: ai vào ngày nào, tháng trước dùng bao nhiêu điện.
Chỗ hay sai khi làm tay
- Nhìn nhầm dòng chỉ số kỳ trước, hoặc ghi số mới nhỏ hơn số cũ mà không để ý.
- Đổi giá điện, giá nước giữa chừng rồi tính lại cả hóa đơn tháng đã gửi.
- Người thuê nói đã chuyển khoản nhưng nội dung chuyển không ghi số phòng, phải dò sao kê.
- Phòng ở ghép: hai người cùng chuyển, hoặc mỗi người tưởng người kia đã đóng.
Chuyển theo thứ tự nào
- Nhập nhà và phòng một lần. Tên nhà, giá điện, cách tính nước, các khoản phí, ngày chốt số và hạn đóng. Mỗi phòng có giá phòng, tiền cọc và chỉ số điện nước hiện tại làm mốc.
- Chốt số tháng đầu trên app, nhưng vẫn giữ sổ song song. So kết quả của app với cách tính quen thuộc. Khớp một tháng là đủ tin.
- Thêm tài khoản nhận tiền. Hóa đơn có mã VietQR đúng số tiền và nội dung, người thuê khỏi gõ tay, bạn khỏi dò sao kê.
- Mời người thuê vào phòng. Gửi link qua Zalo hoặc cho quét mã QR. Ai đã vào app thì tự xem hóa đơn và báo đã đóng; ai chưa vào thì bạn vẫn nhắn như cũ trong lúc chuyển.
Giữ gì trong sổ
Hợp đồng thuê, giấy tờ tạm trú và các thỏa thuận riêng vẫn nên giữ bản giấy. App lo phần lặp lại mỗi tháng: số điện nước, hóa đơn và việc ai đã đóng.
Làm việc này trong app
Ốc Ơi có sẵn các bước trên: tạo nhà và phòng một lần, chốt số từng phòng có cảnh báo số bất thường, gửi hóa đơn cả nhà một lượt, mời người thuê bằng link hoặc mã QR. Đăng nhập bằng Zalo, không cần mật khẩu.